De-Mail oder digitaler Brief - papierlos Briefe schreiben

Der Briefkasten hat Konkurrenz bekommen. Denn auch der Brief hat Einzug in den elektronischen Posteingang gehalten. Einige Unternehmen bieten an, Briefpost digital zu versenden und auch zu empfangen. Die Deutsche Post AG bietet hierfür ihr Produkt E-Post an. Aber auch die Konkurrenten wie PinMail, Pixelletter, Eclipso, EMailBrief und viele mehr bieten den digitalen Briefversand an. Dieser Service ist in der Regel kostenpflichtig. Die Bedienung ähnelt dem Versand von E-Mails, alternativ werden die Dokumente über ein Portal hochgeladen und dann vom Anbieter in den Versand gegeben.

Digitaler Briefversand mit De-Mail

De-Mail wurde für die rechtsverbindliche, elektronische Kommunikation mit öffentlichen Stellen geschaffen und ist im De-Mail-Gesetz verankert. Die De-Mail ist nur an De-Mail Adressen und nur in das elektronische De-Mail Postfach zustellbar. Eine Anmeldung ist notwendig, um an De-Mail teilzunehmen.

Was bietet De-Mail?

Viele Behörden und Unternehmen bieten an, mit Ihnen auch elektronisch über De-Mail zu kommunizieren. Eine Liste vieler teilnehmenden Behörden und Unternehmen finden Sie auf dem De-Mail Informationsportal. Mit De-Mail sollen Nachrichten schnell, sicher und nachweisbar versandt und empfangen werden. Nur wer seine Identität nachgewiesen hat, kann De-Mail nutzen. So soll sichergestellt werden, dass die Kommunikation verbindlich zwischen eindeutig identifizierten Partnern erfolgt.

Weitere Vorteile soll die sichere Technologie bieten. Es werden deutsche Server genutzt und Verschlüsselungstechniken angewandt. So soll ein Mitlesen oder Verändern der De-Mail ausgeschlossen werden. Mit der angebotenen Versand- und Empfangsbestätigung können Sie im Streitfall beweisen, dass Sie das Schreiben verschickt haben und es dem Empfänger zugegangen ist.

Wie auch bei der E-Mail sparen Sie mit digitalen De-Mail Papier Zeit und den Weg zum Briefkasten. Der Unterschied zur E-Mail liegt darin, dass die De-Mail auf Grundlage des De-Mail Gesetzes von öffentlichen Stellen akzeptiert wird. So fand die De-Mail sogar ausdrücklich in die Zivilprozessordnung Einzug und ist als Zustellungsform einer Klage bei Gericht anerkannt.

Wie werde ich De-Mail Nutzer?

Wer De-Mail nutzen möchte, muss ein De-Mail Konto bei einem zugelassenen Anbieter einrichten. Eine Liste der De-Mail Anbieter finden Sie auf der Homepage des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik.

Voraussetzung für eine erfolgreiche Anmeldung ist die Identifizierung des Nutzers. Dadurch soll sichergestellt werden, dass keine De-Mail-Adressen unter fremden oder falschen Namen benutzt werden. Nach der Registrierung erhalten Sie eine De-Mail Adresse und die Zugangsdaten zu Ihrem De-Mail Postfach. Danach können Sie sich bei Ihrem De-Mail Konto einloggen, De-Mails empfangen und versenden. Der Versand von De-Mails ist jedoch nur an Personen und Stellen möglich, die ihre De-Mail-Adresse ebenfalls angemeldet haben.

Was kostet die De-Mail?

Beim Versand einer De-Mail fällt ein Entgelt an. Dieses ist in der Regel geringer als das Porto beim klassischen Briefversand. Die Preise variieren je nach Anbieter, so werden teilweise gratis Kontingente und De-Mails, Verträge ohne und mit monatlicher Grundgebühr angeboten. Hier empfiehlt es sich Angebote zu vergleichen und den passenden Anbieter für Ihren persönlichen Bedarf auszuwählen.

Digitaler Briefversand als Hybridbrief für digitalen oder klassischen Versand

Einige Postunternehmen bieten einen sogenannten Hybridbrief an. Er wird als „Hybridbrief“ bezeichnet, weil er sowohl in ein elektronische Postfach, als auch klassisch in den Briefkasten zugestellt werden kann.

Ein Hybridbrief wird zunächst vom Absender digital erstellt und verschickt oder über das Portal des Anbieters hochgeladen. Er wird entweder mit einer elektronischen Post-Adresse versehen oder mit einer Hausanschrift. Je nach Adressierung wird der Brief dann digital zugestellt oder von dem Postunternehmen auf Papier ausgedruckt, kuvertiert, frankiert und transportiert. Einige Unternehmen übernehmen nur das Ausdrucken, Kuvertieren und Frankieren und übergeben den Brief dann einem Postunternehmen, das den Brief an den Empfänger zustellt.

Für wen eignet sich ein Hybridbrief?

„Ich habe weder Briefmarke noch Drucker und Papier, möchte aber einen Brief verschicken.“

Insbesondere für diesen Fall eignet sich die digitale Version. Sie können den Brief digital, jederzeit und auch aus dem Ausland verfassen. Ausdruck und Transport werden vom Postunternehmen übernommen. Sie können Briefe ungeachtet der Öffnungszeiten, sogar als Einschreiben versenden und ersparen sich den Weg zur Filiale oder zum Briefkasten. Beachten Sie, dass diese Hybridbriefe jedoch keine Unterschrift enthalten und daher nicht für Briefe geeignet sind, die noch eine echte Unterschrift benötigen.

Was kostet der Hybridbrief?

Der Empfang ist kostenlos, doch für den Versand eines Hybridbriefs fällt Porto an. Die Preise richten sich nach der Versandart. So kostet eine klassische Zustellung per Brief in der Regel mehr als die elektronische Zustellung. Sie können Briefe in verschiedenen Formen versenden, ob klein oder groß, viele oder wenige Seiten und mit Zusatzleistungen versehen, etwa einem Einschreiben. Je nach genutztem Angebot wird Porto verlangt.

Digitale Briefe mehr Schein als Sein?

So schön die Vorteile der digitalen Briefe klingen, umso überraschter kann der Nutzer bei genauem Hinschauen sein. Wir empfehlen, sich vor der Anmeldung mit dem Kleingedruckten zu befassen. Hier können überraschende Abläufe, Risikoabwälzung auf den Nutzer oder schwer umsetzbare Pflichten lauern.

In den Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Anbieter finden sich teilweise Klauseln, die dem Nutzer schwer umsetzbare Pflichten auferlegen und das technische Verständnis des Nutzers überfordern können. So soll etwa mindestens einmal täglich eine Datensicherung durchgeführt oder es sollen vor jeder Nutzung alle Programme auf ihre Sicherheit überprüft werden. Teilweise wird seitens der Anbieter darauf hingewiesen, dass ein Mitlesen unbefugter Dritter technisch möglich und der Nutzer für die Sicherheit der Inhalte voll verantwortlich ist. Ob Sie eine der Möglichkeiten, digital Post zu versenden, nutzen möchten, hängt also von vielen Faktoren ab, die Sie für Ihre individuellen Bedürfnisse gut abwägen sollten.